El notario online: así funcionan las escrituras y trámites por videoconferencia

El notario D. José Yeray Molinillo atiende desde su oficina en Adeje, Canarias. Al otro lado de la pantalla, en la península, está su clienta Karina Guerra que ha tenido que viajar por trabajo. "¿Puedes ver el documento?" "Sí", responde ella. Minutos después, la operación queda cerrada. "Ya tiene usted su escritura firmada por videoconferencia. Online y en unos minutos", le dice el notario. Y el ahorro es evidente. "Es un vuelo ida y vuelta. Entro en la plataforma, me leen el documento y cinco minutos en firmar", nos cuenta Karina.

Ahora podemos llevar al notario en el bolsillo. Todo con una aplicación gratuita del Portal Notarial del Ciudadano. Basta con el certificado digital y la firma electrónica. Cualquiera puede utilizarla. "Se agiliza mucho en costes, en desplazamientos, en horarios de personal y también en materia de la huella de carbono", asegura Molinillo, que ya ha implantado este sistema de 'notaría online' con éxito. Alrededor del 5% de las firmas se realizan mediante sistemas digitales.

La APP del Portal Notarial del Ciudadano: las escrituras en formato digital

Trámites que antes te obligaban a ir a la notaría ahora se pueden hacer por videollamada y sin salir de casa. Por ejemplo, podemos tener las escrituras de nuestra casa en formato digital, en el móvil. "Cualquier copia en formato papel ahora con ese Código Seguro de Verificación (CSV) en cualquier administración pública puede comprobar la autenticidad de esa copia", detalla Molinillo.

A través del Portal Notarial del Ciudadano ya se pueden cancelar hipotecas o préstamos sin necesidad de acudir físicamente a la notaría.

El 'notario en tu bolsillo': Cancelar una hipoteca, dar un poder o trámites mercantiles sin desplazarte

También es posible otorgar poderes por videollamada: a un abogado para un pleito -muy útil para evitar desplazamientos al juzgado o a la notaría- o a un familiar para vender o comprar una casa. Algunos trámites mercantiles podemos realizarlos online, como constituir sociedades limitadas o realizar actos societarios: Juntas generales y actas de manifestaciones.

Con la entrada en vigor de la Ley 11/2023 de digitalización de actuaciones notariales, el notariado ha vivido su mayor transformación desde 1862. Ya es una realidad que los ciudadanos pueden realizar trámites legales con plena seguridad jurídica a través de videoconferencia, ahorrando desplazamientos y costes. Los servicios online funcionan plenamente en España y permiten firmar documentos con la misma validez jurídica que de forma presencial. Más de 14 millones de protocolos ya están digitalizados.

La aplicación cuenta con medidas de seguridad muy elevadas: "Tiene identificación mediante biometría, comprobamos que no es un 'deepfake', que la persona se corresponde con el documento. Siempre se están parando ciberataques, hasta ahora nunca hemos tenido ningún problema".

"También los notarios nos tenemos que adaptar al siglo XXI", asegura Molinillo. Un ejemplo de cómo los notarios se modernizan y digitalizan para agilizar la burocracia.

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